Zahlungs- und Rechnungsprozesse sind für jedes Unternehmen äußerst wichtig. Um die finanzielle Lage stabil zu halten und für die Zukunft planen zu können, ist es bedeutsam, dass Kunden ihre Rechnungen im angegebenen Zeitraum bezahlen. Tun sie dies nicht, kann das Unternehmen auf Dauer in ernste finanzielle Schwierigkeiten kommen.
Ein Leitfaden für den Umgang mit nicht zahlenden Kunden beinhaltet immer mehrere Erinnerungen, bis hin zur Einleitung rechtlicher Schritte.
Schritt 1: Zahlungserinnerung
Die sogenannte Zahlungserinnerung ist die erste Maßnahme, die ein Unternehmen treffen kann, sollte die Rechnung des Kunden nicht beglichen sein. Diese wird meist kurz nach Verstreichen der Zahlungsfrist geschickt und ist eine freundliche Erinnerung an die offene Forderung. Die genauen Angaben zur Rechnung werden hier noch einmal wiederholt und eine neue Zahlungsfrist festgelegt.
Schritt 2: Erste Mahnung
Eine Mahnung gilt als offizielles Dokument, in welchem der Kunde zur Zahlung aufgefordert wird. Folgt auf die Zahlungserinnerung keine Überweisung seitens des Kunden, wird, wenn die neue Frist abgelaufen ist, die erste Mahnung versendet. Diese ist meist deutlich sachlicher und strenger formuliert als die zuvor noch freundliche Erinnerung.
Ab der ersten Mahnung können für Kunden Verzugszinsen und Mahngebühren anfallen. Diese dienen der Abschreckung und der möglichst schnellen Zahlung des Kunden und als Schadensausgleich für das Unternehmen.
Die neue Zahlungsfrist wird in der Regel auf 7-14 Tage angesetzt. In dem Schreiben wird zusätzlich erwähnt, dass bei erneuter Nichtzahlung weitere Schritte eingeleitet werden.
Schritt 3: Zweite Mahnung
In der zweiten Mahnung wird der Druck auf den Nichtzahler nochmals erhöht. Der Ton wird in der Regel strenger und fordernder und es kann eine Übergabe an ein Inkassounternehmen angedroht werden.
Auch für die zweite Mahnung fallen Zinsen und Gebühren an und es wird eine erneute Zahlungsfrist festgelegt.
Schritt 4: Dritte und letzte Mahnung
Die dritte Mahnung ist die letzte formelle Zahlungsaufforderung. Auch hier wird der Ton nochmals verschärft und die Dringlichkeit der Situation erläutert. Die meisten Unternehmen kombinieren die letzte Mahnung mit Androhung rechtlicher Schritte. Bei diesem Schritt erklärt der Betrieb dem Kunden die juristischen Konsequenzen und bereitet die Übergabe an ein Inkassounternehmen vor, für den Fall, dass der Kunde nach wie vor nicht zahlt.
Ist die letzte Frist verstrichen, wird der Fall abgegeben und es folgt meist eine gerichtliche Auseinandersetzung.
Mahnprozess optimieren
Unternehmen können mithilfe einiger Tools ihren Mahnprozess optimieren. Mittlerweile nutzen viele Software, die den Prozess digitalisiert und die Mahnungen und Zahlungshinweise automatisch verschickt. Damit wird sichergestellt, dass den Mitarbeitern des Unternehmens nicht auch noch Arbeitszeit genommen wird, um dem Nichtzahler hinterherzurennen.
Oftmals hilft es schon, den Kunden frühzeitig zu kontaktieren. Die meisten Nichtzahler bezahlen die Rechnung nicht, weil sie es vergessen haben oder eine andere Frist im Kopf hatten. Mit einer frühen Erinnerung kurz nach Ablauf der ersten Frist können sie an den offenen Betrag erinnert werden und zahlen in den meisten Fällen die Forderung des Unternehmens direkt.
Vor allem der erste Zahlungshinweis sollte zwar deutlich, aber noch höflich und freundlich formuliert sein. Kunden, die ihre Rechnungen unabsichtlich nicht gezahlt haben, könnten sich sonst vor den Kopf gestoßen fühlen und den Anbieter wechseln.
Mahnung richtig formulieren
Um die Mahnung richtig und rechtlich konform zu formulieren, setzen sich viele Unternehmen mit Anwälten oder Inkasso-Unternehmen zusammen. Diese helfen dabei, die verschiedenen Dokumente aufzusetzen. Viele bieten auch schon fertige Vorlagen an, mit denen es für Unternehmen leichter wird, die Mahnungen und Zahlungshinweise richtig zu verfassen.
