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Was ist eine ERP-Software/System?

So wie der einzelne Mensch, so wächst auch ein Unternehmen an seinen Aufgaben. Ab einem bestimmten Zeitpunkt werden die Aufgabengebiete innerhalb einer Firmenstruktur jedoch so komplex, das es ohne eine entsprechende Steuerung und Planung zu schwerwiegenden Fehlern kommen kann. 

Gerade heute beschleunigen sich Geschäftsvorfälle in einem so rasanten Tempo, das für die Abwicklung des Tagesgeschäfts genauso wie für die planerische Zukunft des Betriebes ein Werkzeug benötigt wird, in dem alle betriebswichtigen Segmente implementiert sind. 

Diese stehen über Schnittstellen miteinander in Verbindung und unterstützen sowohl bei der täglichen Arbeit wie sie auch der Führungsebene die entsprechenden Grundlagen für Entscheidungen hinsichtlich des Unternehmensziels bieten. Die ERP-Software ist ein solches Werkzeug.

Was ist ein ERPS? Enterprise-Resource-Planning

Der Begriff Enterprise-Resource-Planning beinhaltet die Aufgabe, innerhalb eines Unternehmens alle vorhandenen und eingeplanten Ressourcen zu steuern. Dabei ist unter Ressourcen jeder Teil des Betriebes zu verstehen. Kapital, Betriebsmittel, Material, Personal, Kommunikationsmittel genauso wie auch IT-Systeme. 

Im Grunde ist eine ERP-Software als ein Mittler zu verstehen, der die einzelnen Unternehmenssegmente miteinander verknüpft und die dabei anfallenden Daten vergleicht. Was sich hier relativ einfach anhört, ist in der Realität ein höchst komplexer Vorgang, da oftmals eine Vielzahl unterschiedlicher Parameter berücksichtigt werden müssen. 

Während der Mensch üblicherweise nur einen begrenzten Überblick auf die Vorgänge besitzt und dies meist nur in dem jeweiligen Arbeitsbereich, sammelt die ERP-Software die Daten aller Abteilungen und löst unter entsprechenden Vorgaben eine oder mehrere Aktionen aus.

ERP-Software aus Modulen

In der Regel besteht eine ERP-Software aus Modulen, die auf die jeweiligen Abteilungen eines Unternehmens zugeschnitten sind. Diese modulare Bauweise der ERP-Software besitzt den Vorteil, dass die Vorgaben aus den einzelnen Abteilungen eines Unternehmens besser integriert werden können und erhöht die Bedienerfreundlichkeit für die Anwender. Zudem schützt es das Unternehmen vor unerlaubten oder unautorisierten Zugriffen.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Materialbedarfsplanung, zudem in vielen Unternehmen die Kernfunktion einer ERP-Software. Produzierende wie Handel treibende Firmen sind auf eine funktionierende Materialbeschaffung angewiesen, damit die benötigten Mittel in der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt und natürlich zum richtigen Preis zur Verfügung stehen.

Über die Bestandserfassung des Lager-Moduls wird ein Unterschreiten des Meldebestands des Werkstückes XY angezeigt und über die ERP-Software an den Einkauf weitergeleitet.

Im Einkaufsmodul wiederum ist nicht einfach nur die Unterschreitung des Meldebestands angezeigt, sondern gleichzeitig der Verbrauch und der jeweilige Zeitintervall des Verbrauchs. 

Diese Parameter sind für den Einkauf von großer Bedeutung. Ein schneller Verbrauch bedeutet eine beschleunigte Nachbeschaffung, was sich wiederum auf den Einkaufspreis auswirken kann. Im Weiteren wird berücksichtigt, ob es sich um einen temporär erhöhten Verbrauch handelt, etwa durch saisonale Besonderheiten, oder es sich abzeichnet, dass sich der Verbrauch dauerhaft erhöht. Diese und weitere Kriterien können in einem Einkaufsmodul einer ERP-Software Berücksichtigung finden. 

Genauso wie etwa Informationen zu den Verkäufern des Produktes XY, deren jeweiliges Preisangebot, deren Liefertreue und der Produktqualität, entsprechend der ISO-Zertifizierung.

Im Lagermodul wiederum werden die Lagerkapazitäten geprüft und eventuell eine Umlagerung angestoßen, um die Entnahme und die Einlagerung der Materialien zu optimieren. 

First in- First out

Wiederum finden hier verschiedene Parameter wie etwa ein Lagerzeitablauf oder Lagerungs-Prinzipien wie „First in- First out“ ihre Anwendung. Dabei wird über das ERP-Lagermodul die Entnahme so gesteuert, dass immer das älteste eingelagerte Material entnommen wird. Das schützt vor Überlagerung.

Natürlich bedeutet ein solcher Materialbeschaffungsvorgang neben der Einbindung des Lagers und der Einkaufsabteilung die Inanspruchnahme weitere Betriebsteile. Der Wareneingang, die Materialprüfung und nicht zuletzt die Produktion selbst. 

Darüber hinaus sind genauso die Personalabteilung und das Rechnungswesen betroffen.

Das Beispiel zeigt sehr gut auf, wie praktisch alle Bereiche eines Unternehmens miteinander verzahnt sind und eine ERP-Software dabei hilft, diese Bereiche miteinander zu verbinden sowie Daten abzugleichen. 

Hierin ist sehr oft die Problematik mittlerer bis großer Unternehmen zu finden, die ihre Abteilungen und Bereiche separat, ohne ERP-Steuerung führen. Ungewollte Verschwendung von Ressourcen, seien es nun Betriebsmittel, Produktionsgüter oder auch Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Menschliche und damit subjektive Einschätzungen werden durch Fakten ersetzt. 

Dazu ist eine Erfassung aller betrieblichen Daten genauso wie der realen Mittel notwendig, was sich bei Neuanschaffungen oder dem Wareneingang relativ leicht realisieren lässt, hingegen bei Altbeständen eine Bestandsaufnahme notwendig macht sowie den Aufbau einer permanenten Inventur, was aber wiederum Teil der ERP-Software sein kann.

ERPS bietet Großunternehmen eine gute Basis zur Darstellung der Konzernstruktur

Während kleinere bis mittlere Betriebe mithilfe einer ERP-Software ihr Unternehmen sehr gut strukturieren können und damit die Wertschöpfungskette optimieren, bietet eine ERPS Großunternehmen eine gute Basis zur Darstellung der Konzernstruktur. 

Auf der Führungsebene können die dabei aufgezeigten Daten die Grundlage zu unternehmerischen Entscheidungen darstellen. Welche Trends zeigen sich auf und welche Bereiche zeigen Schwächen. Wie sieht die Situation in Bezug auf die Mitbewerber aus und wie verhält sich das eigene Produkt am Markt?

ERP-Software Vorteile

Neueste ERP-Software basiert vermehrt auf einer Serverinstallation, um den Zugriff über das Intranet beziehungsweise das Internet zu ermöglichen. Das besitzt den Vorteil der vereinfachten Administration, aber auch die einfachere Anbindung der verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens inklusive Tochterunternehmen, sowie Filialen im In- und Ausland. 

Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit der Einbindung von externen Unternehmen, die einen beschränkten Zugriff auf die Software erhalten. Wiederum kann das oben genannte Beispiel dafür dienen. So kann etwa der Verkäufer eines Produktes selbstständig den jeweiligen Preis, vorhandene Menge und Lieferzeit in das ERP-System einpflegen. Das spart beiden Unternehmen Zeit. Die Sicherheit ist hierbei über verschiedene Zugangsstufen gewährleistet.

ERP-Software Module & Segmente

Wie umfangreich eine ERP-Software ist, zeigt die Liste der möglichen Module oder Segmente, was wiederum aufzeigt, das nicht nur produzierende oder Handel treibende Firmen von dieser Software profitieren, sondern ebenso Dienstleister sowie öffentliche Einrichtungen.

Folgende Bereiche eines Unternehmens lassen sich in die ERP-Software integrieren, natürlich abhängig vom Bedarf:

  • Bedarfsermittlung
  • Materialwirtschaft
  • Stückliste
  • Produktionsplanung- und Steuerung
  • Personalwirtschaft
  • Controlling
  • Finanz- und Rechnungswesen
  • Verkauf / Marketing
  • Stammdaten
  • Produktdaten
  • Dokumentenmanagement
  • Forschung und Entwicklung

Je nach Größe des Unternehmens wird die ERP-Software auf die Bedürfnisse abgestimmt und entsprechend programmiert. Die verschiedenen Anbieter der Software stellen dabei sowohl vorgefertigte Module mit bereits integrierten Anwendungen zur Verfügung, wie sie üblicherweise in den Unternehmen anfallen, oder die Module sind speziell auf die einzelne Firma zugeschnitten. Je größer der Betrieb ist, desto eher ist eine individuelle Software notwendig.

Welche Software die geeignete ist, lässt sich nicht so einfach abklären. In nicht wenigen mittelständischen und großen Unternehmen zeigt sich eine Angleichung der ausgewählten Software anhand der von Geschäftspartnern und Kunden verwendeten ERP-Software

Das bedeutet die Vereinfachung in Bezug auf die Schnittstellen zwischen den Unternehmen, muss aber nicht unbedingt die richtige Entscheidung sein. Je komplexer die Software ist, desto höher ist der Schulungsbedarf für die Mitarbeiter, wobei die Investitions- und Fortbildungskosten im gleichmäßigen Verhältnis zum Nutzen der ERP-Software bleiben sollten. 

Dabei darf aber nicht außer Acht gelassen werden, dass ein wachsendes Unternehmen einen steigenden Bedarf an entsprechend umfangreicher Software in der Zukunft besitzen wird. Darum kann sich eine Anfangs hohe Investition in der Zukunft eher auszahlen als eine Software, die nur dem aktuellen Bedarf entspricht.

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